Goed begonnen is half gewonnen

Vooraleer u aan de slag gaat met TWIC-it, is het belangrijk dat u intern enkele noodzakelijke voorbereidingen treft. Om een transparant inzicht te krijgen in de behoeften van uw schoonmaakorganisatie, is het aangeraden vooraf het patrimonium en de daarbij horende omgevingsfactoren duidelijk in kaart te brengen.
Om de calculatieopdracht te vergemakkelijken, dient u over de volgende gegevens te beschikken;

• Een overzicht van de te reinigen gebouwen
• Een overzicht van de te reinigen ruimtes en de daarbij behorende oppervlakte
• De gewenste schoonmaakfrequentie per te reinigen ruimte
• De vloerafwerking
• Omgevingsfactoren zoals vervuilings- en bezettingsgraad
• Het gewenste kwaliteitsniveau (laag - normaal - hoog)

Eénmaal u deze gegevens in kaart gebracht heeft, beschikt u over een solide en correcte basis om uw calculatieopdracht op te starten en kan u aan de slag met TWIC-it.

 Het instellen van de parameters

Door parameters, eigen aan uw organisatie, in te stellen, worden de gecalculeerde uren voor uw schoonmaakorganisatie op het eind vertaald naar praktische werkuren. M.a.w.het aantal uren dat u in de praktijk nodig zal hebben om de schoonmaak onder de meest ideale omstandigheden uit te voeren, rekening houdend met factoren zoals:

• Het jaarlijks verlof
• Arbeidsduurverkorting
• Afwezigheid door ziekte
• Betaalde koffiepauzes
• e.a.

My TWIC-it

TWIC-it beschikt over een uitgebreide normenbibliotheek "eigen" aan schoonmaakorganisaties, die er bewust voor kiezen om de diensten met hun mensen uit te voeren en te verzekeren. Deze normen vinden hun oorsprong in de Elseviers arbeidsstudie, waarin uitgebreid de haalbaarheid van de schoonmaakrendementen getest en in kaart werd gebracht.

Onze webapplicatie laat evenwel toe om een gepersonaliseerde normenbibliotheek (rendementen) op te zetten, indien u dit wenst.

Verder kan u binnen "My TWIC-it" de volgende gegevens personaliseren in funtie van uw schoonmaakproject :

• De interne benaming van de afdelingen (herkenbaarheid)
• De benaming en het het vastleggen van het aantal verdiepingen in functie van de te calculeren gebouwen
• Het gamma van schoonmaakproducten dat u aanwendt : voor de berekening van het productverbruik en de daarbij horende kost.

Inventariseren

U kan nu de gegevens van uw patrimonium, die u bij de voorbereidingen in kaart gebracht heeft, ingeven in TWIC-it :

• Het schoonmaakproject

• De site (meerdere gebouwen op één locatie)
• De te reinigen gebouwen
• De te reinigen ruimtes met hun specifieke eigenschappen
• De omgevingsfactoren (zoals benoemd onder voorbereidingen)

Calculeren

Na de inventarisatie van de gegevens, wordt de calculatie automatisch opgestart.

• U krijgt tot op ruimteniveau een duidelijk overzicht van de tijden nodig voor de uivoering van ;
• Dagelijkse schoonmaaktaken
• Wekelijkse schoonmaaktaken
• Maandelijkse schoonmaaktaken
• Om nog beter binnen uw werkbudgetonder controle te houden of in het geval van een beoogde optimalisatie, biedt TWIC-it de mogelijkheid om simulaties te maken door omgevingsfactoren flexibel aan te passen in functie van de "nieuwe" verwachtingen. De simulaties gebeuren op het niveau van ieder gebouw. De resultaten van de simulaties kunnen direct vergeleken worden met de basiscalculatie.
• U kan achteraf specifieke en periodieke taken toevoegen (taken die over het jaar op een lage frequentie uitgevoerd worden bijv. het conserveren van linoleum vloeren)
• U kan eveneens het productverbruik voor uw schoonmaakproject berekenen

TWIC-it levert u niet alleen een overzicht van de gecalculeerde tijden maar geeft u eveneens een gedetailleerd overzicht van de schoonmaaktaken die u binnen de gecalculeerde tijden kan uitvoeren . Deze handelingenindex is per ruimte beschikbaar.

Management rapportering

TWIC-it biedt u een uitgebreide rapportering ;

• Een gedetailleerd calculatierapport tot op het niveau van de ruimte
• Een handelingenindex per ruimtetype
• Een automatische berekening van het aantal uren dat één EVT gemiddeld per jaar in uw organisatie presteert (bepaling van de coëfficiënt voor de berekening van de praktische werkuren)
• Een overzicht van het aantal theoretische en het aantal praktische werkuren
• Een uitgebreid financieel verslag (facultatief) met betrekking tot :
• De personeelskosten
• De personeels-gerelateerde kosten (uniformen, opleidingen, ...)
• Producten en klein werkmateriaal
• Werkmateriaal
• Diverse kosten